Vedtægter for Foreningen for Distance- og Internethandel (FDIH)

§ 1. Navn og hjemsted

Foreningens navn er Foreningen for Distance- og Internethandel (FDIH).
Foreningens binavn er The Danish Distance Selling and eBusiness Association (DEBA).
Foreningens internetadresse er www.fdih.net (og www.fdih.dk).
Foreningens hjemsted er Københavns kommune.

§ 2. Formål

Foreningens formål er at fremme distance- og internethandel i Danmark og internationalt, og at fremme internettets (herunder det mobile internet) og andre elektroniske mediers kommercielle og forretningsmæssige anvendelse i alle dele af samfundet, blandt andet ved:

at varetage medlemmernes interesser overfor samarbejdspartnere, offentlige myndigheder, organisationer og kunder,

at føre selvjustits og fremme god markedsføringsskik indenfor distance- og internethandel samt direkte reklame,

at medvirke til etablering af hensigtsmæssige offentlige og private (selvregulering og aftaler) rammebetingelser for distance- og internethandel samt for den kommercielle og forretningsmæssige brug af internet og andre elektroniske medier, bl.a. ved at deltage i udvalg, nævn, komiteer og lignende, ved at afgive høringssvar ved offentlige tiltag og ved at deltage i den offentlige debat i sager vedrørende distance- og internethandel, internettet og andre elektroniske medier,

at tilbyde medlemmer et forum og et netværk, hvor ideer og erfaringer om distance- og internethandel samt den kommercielle og forretningsmæssige anvendelse af internet og andre elektroniske medier kan udveksles,

at tilbyde medlemmer og offentligheden udredninger, publikationer, seminarer og konferencer om distance- og internethandel samt den kommercielle og forretningsmæssige anvendelse af internet og andre elektroniske medier,

at medvirke til etablering og promovering af sikre, billige og troværdige systemer til distribution af varer og tjenesteydelser, betaling og forretningsprocesser,

at samarbejde med andre danske, skandinaviske og internationale brancheorganisationer og foreninger, der tjener samme formål som foreningens.

Ved distancehandel forstås indgåelse af aftale om levering af varer, tjenesteydelser eller løbende levering af varer eller tjenesteydelser, når aftalen indgås, uden at forbrugeren og den erhvervsdrivende mødes fysisk.

§ 3. Medlemmer

Stk. 1: Som medlemmer kan optages virksomheder, organisationer, foreninger, offentlige myndigheder og selskaber, hvis interesser foreningen kan varetage inden for sit formål.
Virksomheder, hvis primære formål er at være leverandør til virksomheder, der kan være medlem af foreningen, kan optages som associerede medlemmer.

Stk. 2: Optagelse i foreningen sker ved ansøgning til foreningens sekretariat, der kan optage medlemmet med forbehold for bestyrelsens godkendelse eller henvise ansøgningen til behandling af bestyrelsen.
Bestyrelsen afgør, om ansøgeren kan optages i foreningen, og om ansøgeren skal være associeret medlem, jf. stk. 1. En ansøger, hvis virksomhed er af en sådan karakter, at foreningens omdømme eller arbejdsmuligheder af bestyrelsen skønnes, at ville blive forringet ved den pågældendes deltagelse, kan ikke optages. Ansøgere, der er eller må forventes at blive en dominerende leverandør af serviceydelser eller produkter til medlemmer af foreningen, kan ikke optages.

Stk. 3: En ansøger, der har modtaget afslag på optagelse i henhold til § 3, stk. 2, kan kræve ansøgningen behandlet på førstkommende ordinære generalforsamling, hvor en repræsentant for den ansøgende har taleret under sagens behandling. 

§ 4. Medlemmers rettigheder

Ethvert medlem har ret til,

at give møde og tale på foreningens generalforsamling,

at modtage foreningens ydelser på de vilkår, som fastsættes for medlemmer,

at placere foreningens logo eller ikon på sit website og i øvrigt angive, at det er medlem af foreningen.

§ 5. Medlemmers pligter

Ethvert medlem er forpligtet til,

at overholde foreningens vedtægter, de vedtagne retningslinjer, og i øvrigt de beslutninger, der træffes af foreningens kompetente organer, og i den anledning fremlægge alt nødvendigt materiale, der godtgør dette,

at meddele foreningen en kontaktperson, en adresse og en email adresse, hvortil meddelelser vedrørende medlemskabet skal fremsendes, idet al kommunikation mellem forening, bestyrelse og medlemmer, medmindre andet er aftalt konkret, kan foretages via foreningens website og email,

at give de oplysninger til foreningens bestyrelse, som denne skønner nødvendige til varetagelse af foreningens almindelige interesser,

at betale det af generalforsamlingen fastsatte kontingent,

at optræde loyalt i alle henseender over for foreningen og de øvrige medlemmer, og at udpege en kontaktperson iht. § 9.

§ 6. Eksklusion

Stk. 1: Et medlem kan ekskluderes af foreningen, hvis det ikke overholder vedtægterne, hvis det efter bestyrelsens skøn skader eller modarbejder foreningens interesser.
Et medlem kan ligeledes ekskluderes, hvis det tilsidesætter andre pligter, der følger af medlemskabet, og dette efter bestyrelsens skøn, forringer foreningens omdømme eller arbejdsmuligheder, når denne adfærd fortsættes af medlemmet på trods af bestyrelsens skriftlige påkrav med 14 dages frist om at ophøre med adfærden.
Eksklusionsgrund er bl.a., at et medlem opretter og opretholder et website, eller driver en forretning, der efter bestyrelsens skøn har et sådan indhold og udformning, at foreningens omdømme eller arbejdsmuligheder forringes eller groft eller gentagne gange tilsidesætter retningslinjer vedtaget af foreningen.

Stk. 2: Et således ekskluderet medlem kan, uden opsættende virkning, kræve eksklusionen optaget på dagsordenen på førstkommende ordinære generalforsamling, hvor en repræsentant for medlemmet har taleret under sagens behandling.

§ 7. Kontingent

Stk. 1: Et medlem er forpligtet til at betale det af generalforsamlingens fastsatte indmeldelsesgebyr og årskontingent.

Stk. 2: Medlemskab fornyes automatisk fra år til år, med mindre medlemmet afgiver en skriftlig opsigelse til bestyrelsen med tre måneders varsel til udgangen af et kalenderår.

Stk. 3: Kontingentet skal være indbetalt senest en måned efter, at opkrævningen er udsendt. Hvis indbetalingen ikke har fundet sted, mister medlemmet sin stemmeret, til kontingentet er betalt. Medlemmer optages først på foreningens medlemsliste, når betaling er modtaget, og optagelse kan slettes, hvis betaling ikke sker rettidigt.

Stk. 4: Er kontingentet ikke betalt før udgangen af kalenderåret, kan medlemmet uden påkrav ekskluderes af foreningen.
Et ekskluderet eller udmeldt medlem er ikke fritaget for at betale skyldigt kontingent.

Stk. 5: Medlemmer, som udmeldes eller ekskluderes – eller hvis medlemskab af andre grunde ophører – har ikke krav på tilbagebetaling af kontingent. 

Stk. 6: Et medlem kan kun genoptages i foreningen, hvis eventuel restance fra tidligere medlemskab betales sammen med nyt indmeldelsesgebyr.

Stk. 7: Bestyrelsen fastsætter terminerne for opkrævning af det af generalforsamlingen fastsatte årskontingent og indmeldelsesgebyr.
Bestyrelsen kan opkræve a conto kontingent hos medlemmerne i perioden fra kalenderårets start til afholdelse af næstkommende ordinære generalforsamling.

Stk. 8: Bestyrelsen kan bestemme, at kontingentet helt eller delvis pålægges moms.

§ 8. Kapitalforhold

Foreningens medlemmer hæfter ikke personligt for foreningens forpligtelser. For disse hæfter alene foreningen med sin formue.

Ved ophør af medlemskab, uanset af hvilken grund, fortaber medlemmet enhver ret til andel i foreningens formue.

§ 9. Kontaktperson

Hvert medlem udpeger en kontaktperson og angiver den email adresse, som denne kontaktperson kan kontaktes via. Al korrespondance vedrørende et medlems deltagelse i foreningen, herunder indkaldelser til generalforsamlinger og andre møder, opkrævning af kontingent og andet materiale, kan af foreningen med frigørende virkning sendes til den af medlemmet senest angivne kontaktperson og senest angivne email adresse.

Kontaktpersonen repræsenterer med bindende virkning medlemmet på generalforsamlinger og andre møder.

§ 10. Generalforsamling

Stk. 1: Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen.
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden den 1. maj.
Varsling skal ske senest seks uger og indkaldelse senest 14 dage før generalforsamlingen pr. brev eller email.

Den ordinære generalforsamling har som minimum følgende dagsorden:

1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Formandens beretning for det forløbne regnskabsår
4. Fremlæggelse af den reviderede årsrapport til godkendelse
5. Fastsættelse af kontingenter for det kommende år
6. Valg af foreningens formand og næstformand
7. Valg af øvrige medlemmer til bestyrelsen
8. Valg af revisorer
9. Forslag fra bestyrelsen og medlemmerne
10. Eventuelt

Stk. 2: Forslag fra medlemmer, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være sekretariatet i hænde senest tre uger før generalforsamlingens afholdelse.

Stk. 3: Skal generalforsamlingen behandle forslag iht. § 10, stk. 1, pkt. 9, eller ved vedtægtsændringer, skal disse udsendes til medlemmerne sammen med indkaldelsen.

Stk. 4: Referat fra enhver generalforsamling underskrives af dirigenten.

§ 11. Ekstraordinær generalforsamling

Stk. 1: Ekstraordinær generalforsamling indkaldes, når bestyrelsen beslutter det, eller når det skriftligt motiveret begæres over for bestyrelsen af mindst 1/3 af medlemmerne efter antal.

Stk. 2: En ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest seks uger efter den dag, da skriftlig motiveret begæring, jf. stk. 1, er modtaget af bestyrelsen.

Stk. 3: Indkaldelsen skal være ledsaget af dagsorden og udsendes med 14 dages varsel pr. brev eller email. 

§ 12. Afstemningsregler

Stk. 1: På generalforsamlingen har hvert medlem tre (3) og associerede hver én (1) stemme. Medlemmet kan stemme ved personligt fremmøde af kontaktpersonen eller en tegningsberettiget person fra medlemmet eller ved skriftlig fuldmagt. Dirigenten leder generalforsamlingens forhandlinger, bestemmer afstemningsmåden og leder afstemningen.

Stk. 2: Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal, jvf. dog § 19 og § 20.

Stk. 3: Beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed, jf. dog § 19 og § 20. Afstemningen sker ved håndsoprækning, medmindre dirigenten eller 1/3 af de stemmeberettigede medlemmer efter antal begærer skriftlig afstemning.

§ 13. Bestyrelsen

Stk. 1: Foreningen ledes af en bestyrelse bestående af en formand, næstformand og mellem fire og 10 øvrige medlemmer valgt af generalforsamlingen.
Valgbare er ansatte eller bestyrelsesmedlemmer hos medlemmer af foreningen. Såfremt et bestyrelsesmedlem under bestyrelsesperioden ophører med at være ansat eller bestyrelsesmedlem hos et medlem af foreningen, fortsætter bestyrelsesmedlemmet i bestyrelsen valgperioden ud, medmindre 2/3 af den øvrige bestyrelse bestemmer andet.

Stk. 2: Foreningens formand og næstformand er på valg hvert år. Øvrige bestyrelsesmedlemmer er valgt for to år. Genvalg kan ske.
Halvdelen af bestyrelsen er på valg i ulige år, mens den anden halvdel er på valg i lige år.

Stk. 3: Enten formanden eller næstformanden skal være bestyrelsesmedlem eller ansat i en virksomhed, hvor distancehandel indgår som en væsentlig del af virksomhedens forretningsgrundlag.
Er hverken formanden eller næstformanden bestyrelsesmedlem eller ansat i en virksomhed, hvor distancehandel indgår som en væsentlig del af virksomhedens forretningsgrundlag, konstituerer bestyrelsen enten en ny formand eller en ny næstformand frem til næste ordinære generalforsamling.
Såfremt formanden fratræder i valgperioden, træder næstformanden i dennes sted indtil næste ordinære generalforsamling.

Stk. 4: Mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne skal være bestyrelsesmedlem eller ansat i en virksomhed, hvor distancehandel indgår som en væsentlig del af virksomhedens forretningsgrundlag.
Er dette krav ikke opfyldt som følge af fratræden af bestyrelsesmedlemmer eller af anden grund, skal bestyrelsen senest på den førstkommende ordinære generalforsamling stille forslag om ændring i bestyrelsen, så kravet derefter er opfyldt.

Stk. 5: Generalforsamlingen vælger hvert år indtil fire suppleanter, som indtræder ved fratræden af bestyrelsesmedlemmer imellem to generalforsamlinger. En således i bestyrelsen indtrådt suppleant indtræder i det fratrådte bestyrelsesmedlems valgperiode.
Fratræder formand eller næstformand, vælger bestyrelsen fra sin midte en ny bestyrelsesformand eller næstformand ved almindelig stemmeflerhed, efter at de fratrådte medlemmer er blevet erstattet af suppleanter.

Stk. 6: Bestyrelsen fører en protokol over sine forhandlinger.

Stk. 7: Bestyrelsen forestår foreningens daglige og overordnede ledelse. Bestyrelsen kan uddelegere den daglige ledelse – helt eller delvist – til en af bestyrelsen ansat direktør, som leder foreningens sekretariat, jf. § 16.

Stk. 8: Bestyrelsen kan til enhver tid ved en ekstraordinær generalforsamling afsættes med simpelt flertal.

§ 14. Bestyrelsesmøder

Stk. 1: Bestyrelsens møder ledes af formanden og indkaldes så ofte, som denne finder det påkrævet, eller efter motiveret ønske fra mindst to bestyrelsesmedlemmer.

Stk. 2: Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst tre bestyrelsesmedlemmer samt formanden er til stede. 

Stk. 3: Ved afstemninger i bestyrelsen gælder simpelt stemmeflerhed. Ved stemmelighed bortfalder forslaget og kan tages op på førstkommende bestyrelsesmøde.

§ 15. Advisory board og udvalg

Stk. 1: Bestyrelsen kan nedsætte et advisory board, udvalg, komiteer og nævn.

Stk. 2: Advisory board, udvalg, komiteer og nævn kan bestå af bestyrelsens egne medlemmer og/eller andre med særlig sagkundskab.

Stk. 3: Bestyrelsen fastsætter for disse kommissorium, kompetence og ansvar i en forretningsorden, der fastsættes for hvert enkelt advisory board, udvalg, komite eller nævn.

§ 16. Tegningsregel

Foreningen tegnes af formanden eller næstformanden og et bestyrelsesmedlem i forening eller af formanden eller næstformanden og direktøren i forening eller af den samlede bestyrelse.
Bestyrelsen kan meddele prokura til et andet bestyrelsesmedlem.

§ 17. Regnskab/revision

Stk. 1: Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

Stk. 2: Regnskabet revideres af en af generalforsamlingen valgt statsautoriseret eller registreret revisor.

Stk. 3: Det revisor påtegnede årsregnskab underskrives af foreningens bestyrelse.

§ 18. Vedtægtsændringer

Stk. 1: Vedtægtsændringer, der foreslås af en enig bestyrelse, kan vedtages med simpelt flertal på en generalforsamling.
Andre vedtægtsændringer kræver, at mindst 1/3 af de stemmeberettigede medlemmer efter antal er repræsenteret på generalforsamlingen, og at mindst 2/3 af de tilstedeværendes stemmer er for ændringen.

Stk. 2: Er 1/3 af medlemmerne ikke repræsenteret på generalforsamlingen, men opnås almindelig majoritet for et forslag indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling, hvor det omhandlende forslag i uændret form kan vedtages, såfremt mindst 2/3 af de stemmeberettigede fremmødtes stemmer er for forslaget.

Stk. 3: En således indkaldt ekstraordinær generalforsamling skal holdes senest seks uger efter den generalforsamling, hvor forslaget første gang blev behandlet.

Stk. 4: Afgivelse af stemme vedr. vedtægtsændringer kan kun ske ved personligt fremmøde af kontaktperson eller tegningsberettiget person fra medlemmet.

§ 19. Opløsning

Stk. 1: Bestemmelse om foreningen opløsning kan kun tages på en ekstraordinær generalforsamling. Mindst 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer efter antal skal være repræsenteret.
Til vedtagelse af forslaget kræves mindst 2/3 af de afgivne stemmer.

Stk. 2: Er der ikke ved en således indkaldt generalforsamling repræsenteret tilstrækkeligt antal medlemmer, udsender bestyrelsen spørgsmålet til afgørelse ved urafstemning blandt foreningens stemmeberettigede medlemmer. Ved denne urafstemning kan beslutning om opløsning tages med 3/4 af de afgivne stemmer. På samme måde tages bestemmelse om realisation af foreningens evt. ejendele samt om anvendelse af dens evt. formue.

Stk. 3: Denne paragraf kan kun ændres under de samme betingelser som fastsat i denne paragraf om foreningens opløsning.

Stk. 4: Afgivelse af stemme vedr. opløsning af foreningen kan kun ske ved personligt fremmøde af kontaktperson eller tegningsberettiget person fra medlemmet. 

§ 20 Overgangsregler

Stk. 1: Ved vedtægtsændringen sker en fusion mellem Dansk Postordre Handel og FDIH med virkning fra den 1. januar 2007 og med FDIH som den fortsættende forening, der gælder følgende overgangsregler:

Uanset reglerne i § 3, stk. 1 og 2, så forbliver eksisterende medlemmer af de fusionerende foreninger, der ikke har opsagt deres medlemskab på fusionstidspunktet, fulde (ikke-associerede) medlemmer af foreningen.

Stk. 2: Indtil foreningen har vedtaget reviderede etiske retningslinjer, anses de af Dansk Postordre Handel vedtagne etiske retningslinjer for retningsgivende for foreningen, herunder ved vurdering af optagelse og eksklusion af medlemmer.

Stk. 3: Indtil den ordinære generalforsamling i 2008 udgøres bestyrelsen af: 

• Claus Hjorting (formand)
• Henrik Hjorth (næstformand)
• Ernst Eskildsen
• Per Rasmussen
• Bengt Sundstrøm
• Lars Toftgaard
• Annette Falberg
• Gitte Skalbo
• Kim Lerborg
• Jeppe M. Jensen
• Peter Nyemann
• Max Christensen

På den ordinære generalforsamling i 2008 er den samlede bestyrelse på valg.

Stk. 4: For 2008 udgør kontingentsatserne:
7.000 kr. for medlemmer med færre end 10 ansatte og mindre end 10 mio. kr. i omsætning i Danmark,
16.500 kr. for medlemmer med flere end 10 ansatte eller mere end 10 mio. kr. i omsætning i Danmark og
28.000 kr. for koncernmedlemmer.